Подгответе се да ја делите работната маса

Работата оддома неколку дена во неделата може да има своја цена: отстапување територија во канцеларијата. „Нешто за нешто (Quid pro quo) поголема флексибилност е тоа што не можете да имате простор што го нарекувате свој“, вели Ник Саут, партнер во компанијата „Бостон консалтинг“ (Boston Consulting Group). Со помалиот простор за движење во намалените канцеларии по пандемијата на ковид-19, влеговме во ера на заедничко делење на работната маса. Концептот почна да се развива полека, првенствено е наметнат за посетителите, вработените на определено време и работниците со половина работно време - а понекогаш и пошироко, за брзорастечките технолошки и стартап-компании. Сега на овој концепт се базираат цели деловни згради.

Овој концепт не е пријатен. „Сакаме да седиме на познатото место со луѓето со кои работиме и кои ни се драги“, вели Кристин Армстронг, истражувачка за канцелариска култура во „Армстронг енд партнерс“ (Armstrong & Partners) во Винчестер, Англија. „Секое добронамерно технолошко решение за консолидирање на просторот и мешање на луѓето е предодредено да ги налути луѓето и да ги оддалечи оние за кои се надевате дека ќе го користат“.

Откриваме седум начини да им помогнете на вработените да се подготват за заедничко делење на работната маса.

Барајте повратни информации

Започнете така што ќе ги прашате вработените што очекуваат од делењето на работната маса, одвреме-навреме проверете што функционира, а што не. Разгледајте ги големите и малите предлози, од преместување вентилатор на вториот кат до реновирање на целиот систем за резервации. „Се чувствувате како да го правите тоа заедно, а не дека раководството применува уште една работа што ќе влијае на мојата благосостојба“, вели Сузан Маршал, шефица на клиничка стратегија во консултантската компанија за благосостојба на вработените „Гудшејп“ (GoodShape) во Лондон.

Воспоставете правила за делењето на работната маса

Треба да ги следите правилата. „Воспоставете многу јасни правила и упатства за тоа како да се резервираат работните маси, како да се користите заедничките ресурси, каква е политиката за чистење“, вели Саут. Потоа размислете за добрите манири. Дали е во ред да се резервираат две работни маси? Можете ли да ја користите резервираната просторија ако е празна? „Мора да го зајакнете бонтонот кога станува збор за резервациите, да бидете флексибилни и сите да сфатат дека мора да ги почитуваат правилата“.

Креирајте соседства

Иновацијата се постигнува со мешање луѓе што вообичаено не би седеле еден до друг. Финтата е во тоа што им е потребна заедничка цел. Во спротивно би било поразително да седите 15 реда подалеку од познатото лице. „Дали одделот за маркетинг навистина се грижи за тоа што мисли правниот тим? Веројатно не, но одделот за маркетинг треба да мисли за продажниот тим“, вели Џенет Ан, шефица на секторот за науката за однесување во консултантската компанија за менаџмент „Мајндџим“ (MindGym) во Атланта. „Делењето на работната маса треба да има одредена цел“.

Bloomberg Businessweek Adria

Резервирајте го тоа што ви треба

Секогаш ќе има некој што шест месеци ќе резервира маса во аголот, а притоа никогаш нема да ја користи. За да го избегнете тоа, програмирајте ја апликацијата за резервации да означува одреден простор како слободен ако не го пријавило лицето што го резервирало. Другата крајност е хаосот што произлегува од овозможувањето на луѓето да побараат маса само неколку часа однапред. „Човечките суштества се територијални и племенски настроени“, вели Армстронг и предлага систем што овозможува неделни резервации. „Дајте им на луѓето предвидливи обрасци, потоа поставете ги тимовите во просториите и нека работат заедно“.

Приспособете ги канцелариите

Не се на цена само работните маси во канцеларијата. „Потребни ви се тивок простор за фокусирана работа, простор за заедничка работа, сала за состаноци, просторија за одмор, место за повици преку апликацијата Зум“, вели Саут. А некои компании имаат менаџери за организација на катовите, кои помагаат при движењето низ просторот и одговараат на прашања како „каде е печатачот“ или „како да испратам факс“. Дури и мали приспособувања можат да значат многу. „Направете да биде шарено, набавете убави растенија во саксии и слики“, вели Маршал.

Купете поквалитетни работни маси

Ако вашата домашна канцеларија сте ја опремиле со три екрани, лежалка за читање и пространа маса со семејни фотографии, одењето во канцеларија со биро и стол што не му одговараат никому може да изгледа, во најдобар случај, како деградација. „Треба да поставите целосно приспособлива опрема и да бидете сигурни дека секој знае како да ја користи“, вели Маршал. Размислете за бироа што може да се подигнат или спуштат, столови со лумбална потпора и флексибилни екрани со приспособливо осветлување. Ако сте амбициозни и имате многу пари, проверете ги бироата за делење на Гугл што автоматски ги приспособуваат висината, температурата и навалувањето на екранот на поставките што сте ги зачувале кога сте се најавиле во системот.

Не исклучувајте ги исклучоците

Размислете да им понудите личен простор на луѓето како што се службениците за човечки ресурси или менаџерите чија задача е само да разговараат со луѓето лице в лице. Без разлика колку се приспособливи вашите канцелариски столчиња или колку е ефикасен вашиот систем за резервации, некои работни места едноставно не се соодветни за делење на бирото. „Јас сум медицинска работничка специјализирана за здравствениот сектор на работното место“, вели Маршал, „и навистина би ми било непријатно да работам во средина во која се делат работните маси“.

ОРГАНИЗИРАЊЕ ПОПРИЈАТНИ ХИБРИДНИ СОСТАНОЦИ

● Совети за управување со состаноци на кои никој нема да се чувствува запоставено

По притисокот да се врати работата во канцеларија по пандемијата, се роди Франкенштајн: хибриден модел на состаноци, каде што луѓето на Зум или на Тимс се обидуваат да најдат заеднички јазик со колегите во конференциската сала во седиштето на компанијата. И водачот на состанокот и учесниците сè уште не ја разбираат таа нова креација. „Поединците што учествуваат од далечина се чувствуваат донекаде запоставено“, вели Стивен Рогелберг, професор по организациски науки на Универзитетот на Северна Каролина во Шарлот и автор на книгата „Драго ми е што се запознавме: Уметноста и науката на состаноците еден на еден“, која наскоро ќе излезе од печат.

Тоа потсетува на загриженоста на многу луѓе за состаноците што се одржуваа целосно од далечина пред да ги направи пандемијата секојдневие во модерниот бизнис. Сега многумина имаат слично чувство за хибридните состаноци. Сè се сведува на тоа да се „организира состанок на кој сите ќе учествуваат еднакво“, вели Анита Вули, професорка по организациско однесување на универзитетот „Карнеги Мелон“. Меѓутоа, тешко е да се постигне воспоставување вистинската рамнотежа помеѓу личното учество и учеството од далечина, што дополнително се искомплицира од налозите за враќање на вработените во канцеларија, кои, пак, не важат еднакво за сите. Прашавме експертите како менаџерите и вработените можат да се справат со фрустрациите предизвикани од апликацијата Зум и што да направат за да почне да функционира хибридниот работен модел.

Bloomberg Businessweek Adria

Хибридни состаноци: да или не?

Ако одлучувате дали целосно да работите од далечина или да го пробате хибридниот модел, експертите велат дека моделот на далечина е најдобар, дури и кога се придружувате на видеоповик што доаѓа од канцеларија. „Виртуелните состаноци се природно подемократски“, вели Рогелберг, наведувајќи ги дигиталните табли, механизмите за гласање и недостигот од ефектот „главни луѓе на масата“. Појавувањето на поголем број раководители во канцеларијата додека се слуша негодување на трпезариската маса, или обратно, може „да ја зголеми негативната социјална динамика“, вели Вули. Но ако хибридниот модел е единствената опција, не грижете се - постојат начини да го направите ефикасен. „Раководителот само треба да се погрижи за оние што присуствуваат лично, како и за оние на екранот“, вели Морин Тејлор, коосновачка на компанијата за комуникација на раководители СНП (SNP).

Што е неопходно за хибриден состанок?

За да се осигурите дека учесниците од далечина можат целосно да учествуваат, добро е да имате модератор што помага при пристапот, ги решава техничките проблеми и наглас ги чита коментарите. Ако сакате хибридните состаноци да станат значаен дел од комбинираната работа, треба да инвестирате и во технологија, како што се конференциски камери со ротација од 360 степени, квалитетни звучници и повеќенасочни микрофони, за да можат учесниците јасно да се видат и слушнат едни со други. Според студијата објавена во списанието „ Основна и применета социјална психологија“ (Basic and Applied Social Psychology), се покажало дека индивидуалниот мисловен процес е поефикасен од групната размена на идеи, па затоа е добро да им се дозволи на учесниците да направат пауза за да се фокусираат на проблемот. Уште еден совет како да останете на вистинскиот пат: „Јас сум голем приврзаник на организирање на дневниот распоред како збир на прашања на кои треба да се одговори, а не на теми за кои треба да се дискутира“, вели Рогелберг.

Дали треба да се преуреди конференциската сала?

Застарениот изглед на канцеларијата веројатно го расипува фенг шуи на вашиот хибриден модел. Собите за состаноци мора да им олеснат на луѓето што се канат да видат и да бидат видени за да се чувствуваат вклучено. Помала сала за состаноци може да значи и помалку празни места и подобра акустика. Традиционалната конфигурација на тркалезна маса треба да се замени со распоред на седење во облик на потковица, како оној во театар или слично на тоа, кој го проширува видното поле на виртуелните учесници. „Многу е лесно да се заборават работниците од далечина ако не можат емотивно да се вклучат“, вели Глеб Ципурски, шеф на консултантската фирма за иднината на работата „Дизастр авојденс“ (Disaster Avoidance Experts) во Колумбус, Охајо. Стратегиски поставено осветлување исто така може да ги истакне реакциите на говорникот и говорот на телото за да се олесни разбирањето и да се подобри соработката.

Како да се поттикнат оние што не учествуваат?

Вршењето повеќе работи за време на видеоконференции без некој да не го забележи тоа, стана олимписки спорт. Често е тешко да се каже дали вашата публика обрнува внимание – иако искривените погледи и оневозможените прикази на камерата може да бидат показатели – и тешко е да се знае како да ѝ се привлече вниманието. Тејлор има строго правило: камерите се вклучени, без разлика на сѐ. „Ако одите на состанок, вклучете ја камерата така што ќе се гледа дека сте присутен“, вели таа. Тејлор ја препорачува техниката наречена „намотување“ за да се зголеми учеството, но така што никој нема да биде фатен неподготвен. Тоа се одвива на следниот начин: обратете му се на вработениот по име, наведете контекст, а потоа поставете прашање. А потврдувањето на присутните чие присуство е навистина оправдано може да ги елиминира оние што не учествуваат и да им овозможи на луѓето што не мора да присуствуваат на состанокот да го сфатат тоа и да не губат време.

А пречките дома?

Куче што лае, бучни работи, бебе што вреска - се чини дека тоа се случува секогаш кога звукот е исклучен. „Најважно е да не се почувствувате засрамено“, вели Тејлор. Техничките проблеми се составен дел од виртуелните состаноци. Сите ние се соочуваме со нив и, иако треба да направите сѐ што можете за да ги придушите звуците од домаќинството – затворете ги прозорците, оддалечете ги децата од работниот простор и, она што е најважно, останете смирени. Исклучувањето на функцијата за самоприкажување и замаглувањето на заднината може да ви помогнат да се фокусирате на дневниот распоред, а не на несредната коса или неуредната спална соба (или и двете). Исто така добра практика е да го тргнете настрана мобилниот телефон и да ги исклучите известувањата. „Поминавме низ вистинска криза“, вели Тејлор, „но растеме и стануваме подобри во ова“.