Од октомври доброволно, од април задолжително: Македонија воведува е-фактура

Македонските компании влегуваат во период на голема промена во начинот на кој ќе ги издаваат и примаат фактурите. Со предлог-законот за електронско фактурирање, којшто е објавен на Електронскиот национален електронски  регистер на прописи (ЕНЕР) државата предвидува воведување централен систем преку кој ќе се процесираат фактурите, којшто постепено ќе стане задолжителен практично за целата економија. Првиот важен датум е 1 октомври 2026 година, од кога субјектите ќе можат доброволно да се регистрираат во системот. Задолжителната примена потоа ќе се воведува во неколку фази.

Од 1 април 2027 година е-фактурата станува задолжителна за даночните обврзници регистрирани за ДДВ, вклучително и јавните претпријатија и компаниите во државна или општинска сопственост. Од 1 јули 2027 година обврската се проширува и на правните лица кои вршат стопанска дејност, но не се ДДВ-обврзници. Од 1 октомври 2027 година следуваат буџетските корисници, непрофитните институции и други субјекти финансирани или контролирани од државата и општините, како и Народната банка. Од 1 јануари 2028 година, според предлогот, обврската се проширува на сите субјекти кои вршат трансакции.

Тоа значи дека фактурата повеќе нема да биде само документ што компанијата ќе го креира во својот сметководствен или ЕРП-систем и ќе му го испрати на купувачот. Таа ќе мора да помине низ државниот систем за е-фактура, каде што автоматски ќе се проверува и ќе добива единствен идентификатор.

Фактурата прво до УЈП, потоа до клиентот

Суштината на новиот систем е што УЈП станува централна точка во процесот на фактурирање. Системот ќе врши структурни, логички и математички проверки, а ако фактурата ги исполнува условите, ќе добие единствен идентификатор на фактурата – ЕИФ – и електронски временски жиг.

Токму моментот на доделување на ЕИФ и временскиот жиг се смета за момент на валидација. Предлог-законот експлицитно вели дека валидацијата не претставува потврда за материјалната точност, законитоста или даночниот третман на трансакцијата.

 

За државата, сепак, придобивката е значајна: наместо информациите за прометот да стигнуваат до даночната администрација преку различни документи и рокови, значителен дел од податоците ќе се генерираат и евидентираат во реално време.

Токму подобриот увид во економските текови, поефикасната наплата на даноците и борбата против сивата економија се меѓу главните аргументи на Министерството за финансии и УЈП за воведување на системот.

ПДФ фактурата повеќе нема да биде доволна

Една од најважните промени за компаниите е тоа што електронска фактура во смисла на законот не е обичен ПДФ документ испратен преку електронска пошта. Фактурата мора да биде во структуриран електронски формат погоден за автоматска обработка и да биде издадена и примена преку системот за е-фактура. Предлогот предвидува и квалификуван електронски потпис како услов за правната валидност.

За компаниите со сопствени ЕРП-системи тоа значи дека ќе биде потребна интеграција со платформата на УЈП. Системот, сепак, предвидува повеќе начини на користење – директна АПИ-интеграција, клиентска, веб и мобилна апликација.

УЈП веќе работи на тестирање на овие функционалности. Во досегашната пилот-фаза компании веќе доставувале тест-фактури, а институцијата ги повика фирмите и софтверските компании да се вклучат во тестирањето пред задолжителната примена.

Купувачот ќе има рок да ја одбие фактурата

Нови правила ќе важат и за примателот на фактурата. Компанијата што ќе ја прими е-фактурата ќе може да ја прифати или одбие најдоцна до 10-ти во месецот што следи по месецот во кој е извршена трансакцијата. Ако не ја прифати или одбие во тој рок, според предлог-законот ќе се смета дека фактурата е прифатена и ќе стане подобна за даночни и сметководствени цели.

Ова е една од потенцијално најзначајните промени во секојдневното работење на компаниите. Фактурата повеќе нема да биде само документ што може да стои во нечие електронско сандаче или на биро додека се чека сметководството да ја обработи. Непостапувањето во определениот рок ќе има правни и сметководствени последици.

Ако купувачот ја одбие фактурата, таа сепак останува издадена. Издавачот ќе мора да ја исправи или сторнира доколку постои основ за тоа. Во спротивно, според предложените правила, издавачот останува должен да ја евидентира.

Казни до 10.000 евра

За компаниите новиот систем не е само технолошка препорака, туку законска обврска. Предлог-законот предвидува глоба од 300 до 1.000 евра за микротрговец, од 600 до 2.000 евра за мал трговец, од 1.800 до 6.000 евра за среден трговец и од 3.000 до 10.000 евра за голем трговец за прекршоци поврзани со непочитување на обврските за е-фактурирање.

Казни се предвидени и за одговорните лица во компаниите, како и за самостојните вршители на дејност и физичките лица даночни обврзници.

Особено значајно е што предлогот предвидува фактурите кои, по започнувањето на задолжителната примена за одредена категорија, не се издадени или примени преку системот за е-фактура да се сметаат за неиздадени во согласност со законот.

Што ако падне системот?

Една од клучните практични дилеми кај ваков централизираниот систем е што ќе се случи ако системот на УЈП не функционира. Предлог-законот предвидува алтернативен начин на фактурирање ако системот е недостапен 24 часа непрекинато поради технички или други оправдани причини.

Во тој период компаниите ќе можат да издаваат фактури во хартиена форма или електронски, надвор од системот. По повторното воспоставување на системот, тие фактури ќе треба да се достават во платформата во рок од пет работни дена.