Сѐ што треба да знаете за е-фактурата во Македонија

Следната година конечно ќе стартува проектот за е-фактура, а подготовките на даночните власти за воведување на системот се одвиваат според планот. Веќе на почетокот на следниот месец ќе бидат објавени апликативниот програмски интерфејс (API-Application Programming Interface) за компаниите и техничката спецификација за софтверот и ќе почне нивното тестирање.

До 31 март 2026 година треба да биде објавена и клиентската апликација, која ќе биде бесплатна за симнување од страна на корисниците. И конечно од 1 октомври 2026 година се очекува целосна имплементација на системот за е-фактура за сите корисници.

Најавите од Управата за јавни приходи се дека, паралелно со тестирањето на системот, ќе почне формирањето и на тим за поддршка на даночните обврзници, а од септември ќе бидат спроведувани и анкети за задоволство.

„За компаниите, воведувањето на е-фактурата ќе значи модернизација и дигитализација на процесите поврзани со финансиските трансакции. Клучните промени ќе бидат тоа што компаниите ќе треба да ги приспособат постојните системи или  да усвојат нови начини за креирање и испраќање е-фактури“, вели за „Блумберг Адрија“ Ристо Пецуровски, постар менаџер за дигитална трансформација во „Прајсватерхаускуперс“ (PWC).

Зголемена ефикасност и сигурност на финансиските процеси

Пецуровски вели дека компаниите ќе имаат три можности за креирање на фактурите – преку клиентска апликација (десктоп), преку веб-портал или со директна интеграција на апликативниот програмски интерфејс (API) со нивните постојни системи за работење ERP/CRM (ERP - Enterprise Resource Planning - планирање на ресурсите на претпријатието и CRM - Customer Relationship Management - управување со односите меѓу клиентите).

„Оваа интеграција ќе овозможи автоматизирана размена на податоци и значително ќе го олесни процесот на фактурирање. Од финансиски аспект, е-фактурата ќе донесе зголемена ефикасност и сигурност во финансиските процеси. Клиентската апликација и веб-порталот ќе бидат бесплатни за користење од страна на даночните обврзници“, вели Пецуровски.

Овие методи, објаснува тој, ќе бидат користени од страна на компаниите што немаат голем обем на издавање фактури. Компаниите што издаваат голем број фактури ќе треба да одберат меѓу следните две опции: да ги адаптираат нивните ИТ-системи, со цел да се поврзат преку API врска, или да купат мидлвер (midleware), кој би овозможил директна поврзаност со системот на УЈП, без притоа суштински да се менуваат постојните ИТ-системи. 

                    

Често поставувани прашања: Дали податоците ќе се внесуваат двапати? Издавачите на фактури нема да треба двојно да ги внесуваат податоците. Системот за е-фактури предвидува директна интеграција со постојните системи ERP или CRM на компаниите преку API. Тоа ќе овозможи автоматизирана размена на податоци помеѓу софтверот на компанијата и системот на УЈП, со што процесот на фактурирање значително ќе се олесни. Алтернативно, компаниите ќе можат да креираат е-фактури и преку десктоп клиентска апликација или веб-портал.  Со кој дигитален сертификат ќе се потпишуваат е-фактурите? Е-фактурите ќе се потпишуваат со квалификуван дигитален сертификат од овластено лице, што ќе ги гарантира автентичноста и интегритетот на документот. Засега не е прецизирано дали тоа мора да биде нов или веќе постоен сертификат што се користи од компаниите. За да може да се даде попрецизен одговор на ова прашање, ќе треба да почекаме да излезе техничката спецификација во јануари 2026 година.

  

Каде „ќе заглави“ УЈП, а каде фирмите?

„Прајсватерхаускуперс“ има искуство со успешна имплементација на процесот на е-фактурирање кај повеќе од 500 компании во седум различни земји. Во согласност со нивното искуство, идентификувани се неколку области во кои би можело да има тешкотии при имплементацијата. 

„Од аспект на даночните власти, се препорачува техничката документација да биде објавена и на англиски јазик покрај локалниот, бидејќи доставувачите на системи ERP/CRM и тимовите за нивна адаптација честопати се од странство. Според нашето искуство, во некои земји каде што техничката спецификација е објавена само на локален јазик имало поголем број недоразбирања при имплементацијата. Дополнително, идентификувани се случаи каде што се направени промени/ажурирања на самиот софтвер во системот на даночната администрација, без притоа навремено да се известат корисниците, што предизвикало предизвици во адаптација на нивните системи“, вели Пецуровски. 

Од аспект на компаниите, потребно е да се разбере дека воведувањето на е-фактурата не е само задача на тимот за даноци или финансии туку е покомплексна задача и опфаќа промена во ИТ-системите, бизнис-процесите и внатрешното преструктурирање на самото работење на компаниите.

„Нашето искуство кажува дека оние компании што навремено извршиле темелна анализа на нивниот процес на издавање фактура и воспоставиле добра соработка меѓу сите засегнати тимови во компанијата и надвор од неа (во случај на надворешни доставувачи), поуспешно и економски поефикасно се справиле со имплементација на процесот на е-фактурирање. Дополнително, компаниите ќе треба да вложат и во обуки за стекнување дополнителни вештини и знаења од постојните вработени за да може успешно да се имплементира и користи системот за е-фактура“, објаснува нашиот соговорник. 

                     

Често поставувани прашања: На кој начин ќе се врши корекција на издадените е-фактурите? Системот за е-фактури ќе овозможи корекција на издадените е-фактури. Во согласност со информациите што се достапни од УЈП, секоја промена на веќе издадена е-фактура ќе се врши со сторно на претходно издадена фактура. Со тоа ќе се сторнира и претходно доделениот единствен идентификациски број (EUID). Новата е-фактура со променети податоци ќе има нов EUID број и таа фактура ќе се смета за валидна. На кој начин УЈП ќе врши проверка во однос на тоа дали е-фактурите се целосни? По издавањето на е-фактурата, Управата за јавни приходи (УЈП) ќе врши верификација од техничка природа (дали ги има потребните податоци во соодветен формат), но не и од суштинска природа. Системот ќе биде дизајниран за автоматска верификација на е-фактурите од технички аспект, при што по успешно верификување, на фактурата ќе ѝ биде доделен единствен идентификациски број (EUID). Откако ќе го прими документот, УЈП ќе го обработи и ќе испрати известување за неговиот статус – дали е потврден, одбиен или откажан. Сите податоци ќе бидат зачувани во централизирана база на податоци за е-фактури, обезбедувајќи сигурност, достапност и интегритет на информациите. Дополнително, ќе биде развиена посебна веб-апликација за даночните службеници вработени во УЈП, која ќе им овозможи пристап до релевантни податоци и можности за детална и суштинска даночна контрола и анализа. Што во случаи кога ќе нема конекција со УЈП? Во согласност со изјавите на претставници на УЈП, УЈП ќе опреми секундарен центар за податоци на секундарна локација, кој би работел во форма на актив-актив. Оваа секундарна локација ќе биде мрежно поврзана со примарната локација преку две различни траси и различни пристапни точки. За ова е веќе објавена јавна набавка, која се очекува да заврши со избор на најповолен понудувач. Истата таа би се реализирала во текот на 2026 година во период кога би се тестирало техничкото решение. Ова значи дека пред да се воведе задолжителна е-фактура за сите корисници, се очекува УЈП да има обезбедено робустен ИТ-систем што би имал за цел спречување на испад на сервисите на УЈП при испад на центарот за податоци на примарна локација.

  

Како може да им се помогне на компаниите?

 „Прајсватерхаускуперс“ (PWC) се подготвени искуството стекнато во другите земји да го споделат и со македонските компании. Tие нудат услуги за проценка на подготвеноста за е-фактура. Овие услуги се достапни пред официјалниот почеток на задолжителната е-фактура. Нудат и алатка за е-фактура која веќе им овозможи на над 500 клиенти во седум земји ефикасно и усогласено да ги спроведуваат своите процеси на фактурирање.

„Алатката е приспособлива на различните системи ERP/CRM и е особено корисна за компании што претпочитаат да го воспостават процесот на е-фактурирање, без да ги менуваат своите системи за работење. Дополнително, со користењето на нашата алатка за е-фактура се постигнува оптимизациjа на трошоците, бидејќи самата адаптацијата на системите ERP/CRM може да биде многу поскап процес. Клиентите што ја користат нашата алатка за е-фактура ќе бидат опслужени од посветен и сеопфатен центар за поддршка“, вели Пецуровски.