Крај за хартиените фактури во Македонија: Што значи тоа за фирмите?

Македонија допрва ќе го имплементира системот за е-фактура, кој ќе ги опфати сите даночни обврзници што креираат фактури. Навидум сложена трансформација на работењето на стопанството, но во реалноста не би требало да претставува никаков проблем во денешната дигитална ера, секако доколку имаме институционален капацитет да се поткрепи целиот процес.

Управата за јавни приходи (УЈП) минатиот месец најави дека е-фактурата, која претставува нова ера на дигитална фискализација и борба против сивата економија, како задолжителна опција во работењето на правните субјекти ќе стартува од 1 октомври 2026 година. Сепак, според планот, системот треба да почне да функционира од почетокот на идната година, со определена фокус-група на правни субјекти што ќе почнат да го користат системот за да се овозможи еден тест-период и да се обезбеди доволно време за изработка на добра системска верзија што ќе функционира беспрекорно откако ќе стане задолжителна во последниот квартал од следната година.

„Со полна енергија и јасна визија – започнуваме ново поглавје во дигиталната трансформација на даночниот систем“, посочија од УЈП кога го најавија почетокот на имплементацијата на системот за е-фактура, односно новиот дигитален систем за пријавување и контрола на безготовинскиот промет во реално време.

Активностите веќе се започнати официјално, а засега сѐ уште се одвиваат координативни состаноци со изведувачот, со што, како што велат од УЈП, се работи интензивно, со фокус на ефикасна реализација и навремена поддршка за сите засегнати страни.

„Системот е-фактура ќе овозможи евидентирање на сите деловни трансакции во безготовинското плаќање, преку стандардизирани електронски фактури што ќе се пријавуваат во системот при нивното издавање“, информираа од УЈП при презентацијата на проектот, потенцирајќи дека компаниите ќе добијат централизирана платформа за прием и потврда на фактури, без потреба од испраќање по е-пошта или физичка достава.

Што е е-фактура и како ќе функционира?

Е-фактурата, односно фактура во електронски облик, не подразбира фактура во ПДФ потпишана со сертификат или фактура во која било друга форма, туку во структурирана форма, која ќе биде испратена и верификувана од страна на Управата за јавни приходи. Тоа значи дека и комуникацијата на ваквата фактура и доставата кон клиентите ќе се одвиваат исклучиво електронски.

Инволвираните велат дека хартијата, или визуелниот приказ, е само за подетални информации, меѓутоа нема да нуди валидност. Поточно, валидна ќе биде единствено фактурата издадена и верификувана преку системот на УЈП во форма што ќе биде пропишана со закон.

Depositphotos

Така структурираната е-фактура даночниот обврзник ќе може да ја издаде или преку сопствен деловен систем или преку соодветна апликација овозможена од страна на УЈП. Процесот ќе се одвива на тој начин што откако ќе биде изготвена преку горенаведените начини, издавачот практично автоматски (електронски) ќе ја доставува во УЈП, каде што исто така системот на автоматизиран начин ќе ја верификува валидноста на фактурата. Самата верификација подразбира креирање уникатен код/бројче од страна на УЈП и истовремено испраќање потврда на фактурата (за да се докаже дека е валидна), која автоматски електронски ќе се достави како до издавачот така и до примачот. Сето тоа ќе се одвива преку единствениот систем на УЈП.

„Моментот на тоа враќање назад со код/бројче за издавачот е истиот момент кога и примачот ја прима преку истата платформа и поради тоа нема хартија“, вели Маријана Андриќ, бизнис-консултантка и даночна експертка од „Маранд консултанти“, партнери на „Оракл нетсуит“ (Oracle Netsuite), кои се всушност и имплементатори на ЕРП-решенија (ЕРП е кратенка за планирање ресурси на претпријатието и претставува софтверски систем што ги вклучува сите алатки и процеси потребни за водење успешна компанија, вклучувајќи човечки ресурси, производство, синџир на снабдување, финансии, сметководство и друго.). 

Андриќ посочува дека поентата на целата оваа трансформација е да се исфрли од употреба хартијата, која во моментов е задолжителна според позитивната законска легислатива. Секако, тоа не би било можно веднаш, туку нула хартија во овој бизнис-сегмент би се постигнало откако целосно ќе се имплементира системот за е-фактура. 
„Ние (даночните обврзници што креираме фактури, не сметководителите) мора да бидеме подготвени да креираме фактури во електронска форма, која понатаму ќе биде валидна и за УЈП и за примачот за да се исклучат хартиената форма и доставата“, вели Андриќ, напоменувајќи дека тоа ќе биде автоматизиран процес што ќе се случува во реално време.                      

Според пресметките со кои располага „Маранд консултанти“, отстранувањето на употребата на хартија мерено само преку основната потребна суровина – дрво, ќе има значајно еколошко влијание на начин што ќе превенира експлоатација на најмалку 12.000 дрвја годишно. „Бројот е неколкукратно поголем, но земавме во пресметка 40.000 правни субјекти – ДДВ обврзници, (податок достапен на страната на УЈП), под претпоставка секој ДДВ обврзник да генерира во просек 200 листа месечно, или 2.400 годишно“.

  

Искуството, како што вели нашата соговорничка, покажува дека за секоја новина на почетокот има отпор, од причина што никогаш веднаш не се гледаат крајниот ефект и бенефициите, туку прво се тргнува од тоа која може да биде дополнителна компликација. „Меѓутоа, штедејќи ја хартијата и штедејќи го времето и за достава и за комуникација и за внесување на тие податоци од фактурата по неколкупати (од тој што ја креирал фактурата, сметководителот, па примачот), сето тоа сега се скратува во еден момент и затоа ќе има големи и брзи бенефиции“.

Depositphotos

Според Андриќ, ова значително ќе ја унапреди работата на сметководителите со тоа што ќе им се овозможи да ја имаат својата оригинална улога - да бидат советници, да сугерираат, контролираат и да го работат тоа што е нивна специјалност, а не како досега да се молат со повеќето клиенти да ги достават фактурите, па да ги пречукуваат и да ги проверуваат дали се математички точни и да прават исправка доколку не се.

„Или, што е уште поважно и се надевам дека ќе биде прифатено од повеќето сметководители, бидејќи некои веќе го користат тоа и е прифатено во светски рамки, секој претприемач штом ќе почне да работи, да тргнува со набавка на софтвер, пред сѐ за креирање фактури. Тоа не се илјадници евра. Денес постојат буквално бесплатни различни софтверчиња што ги креираат фактурите, а задачата на сметководителите ќе биде да ги преземат или, пак, да се договорат со клиентот да работат на ист софтвер каде што клиентот ќе ги креира фактурите, а сметководителот само ќе ги презема понатаму. Тоа е идеално работење на линијата клиент и сметководител“, вели Андриќ.

Што треба да обезбедат фирмите за е-фактура?

„Фирмите не треба да обезбедат ништо повеќе од тоа што треба да го има секој претприемач за да функционира во овој нормален свет: дигитален сертификат и доколку има деловен систем што го користи за интерни потреби, треба да го приспособи, а доколку нема (ова зборуваме за помалите субјекти), ќе биде возможна алатка на УЈП каде што ќе се најавиш и ќе си ја искреираш фактурата. Значи, за никого нема да биде кочница, ниту, пак, голема инвестиција. Тие што не се подготвени да го прават тоа, не знам дали треба да стопанисуваат во денешни услови. Едноставно мора да се приспособат“, вели Андриќ, посочувајќи дека тоа одамна се случува секаде во светот и е нормален процес на работа во денешната дигитална ера.

Денес сите се корисници на какви било алатки и ќе научат и ова го работат, особено затоа што тука веќе има различни и локално произведени алатки, вели соговорничката.

Е-фактурата ќе ги минимизира грешките, но ќе ја намали и сивата економија

Самиот процес на верификација на е-фактурата преку системот на УЈП значи и проверка на конкретната пресметка и внесените податоци во неа. Тоа значи дека сега можноста за грешка се сведува на минимум. Системот нема да верификува фактури со грешка, а секако дека ќе постојат опции за корекција или евентуално сторнирање на фактурите, посочува нашата соговорничка.

Што добиваат УЈП и државата? Автоматизирани проверки во реално време Вкрстување на прометот од фактурите со податоци од банки, царина и финансиски извештаи Полесно откривање фиктивни трансакции, даночни измами и сива економија (непријавени промети) преку автоматизирана анализа Проактивна процена на даночните обврски на секоја компанија врз основа на реални податоци Транспарентност и комуникација Редовно информирање на јавноста и објавување на сите релевантни документи Консултативни фокус-групи со компании, сметководствени бироа и ИТ-секторот Техничка поддршка и обуки за даночните обврзници.

 

„Покрај ова што спомнавме дека за првпат ќе зборуваме за дигитална форма на фактура, покрај модернизацијата и дигитализацијата генерално на општеството, на субјектите, на даночните обврзници, ќе значи и ажурна контрола во реално време на издадените фактури, на прометот, на трансакциите во стопанството од страна на УЈП. Значи, нема да се чека откако ќе се направи фактурата да се прокнижи, па ако се пријави во ДДВ-пријавите (некогаш се случува и да не се пријави), тоа веќе нема да биде можно бидејќи кога веќе еднаш е испратена фактурата во УЈП не може понатаму да се случи сметководството да не ја книжи затоа што фактурата едноставно постои во системот. На понапредно ниво ќе дојде ситуација и да не се прават тие ДДВ-пријави што сега ги прават сметководителите“, вели Андриќ.

Според неа, добро е што другите економии веќе го надминале целиот овој процес и следно е да се предвидат ситуациите што може да се појават во практика.

Предности за стопанството

Освен тоа што во драстична мера ќе се исклучи хартијата од употреба, ќе се започне со примена на повеќе алатки за водење бизнис и за евиденција на побарувања, обврски и сѐ што треба понатаму во комуникација со клиентите, вели соговорничката, напоменувајќи дека актуелното креирање фактура е всушност скапо ако се земат предвид времето, трошоците и човечките ресурси што треба да се платат за една фактура да се изготви, да се прокнижи и да се достави до потрошувачот, кој исто така потоа треба да ја прокнижи.

Depositphotos

 

„Сите тие трошоци може убаво да се пресметаат што ќе значи и на страната на испраќачот и на страната на примачот. Да не зборуваме за ситуации кога не стигнала фактурата, па примачот ја бара, па издавачот не ја испратил, а пуштил налог за извршување, па купувачот се лути бидејќи плаќа трошоци за извршување... Сето тоа ќе биде елиминирано со е-фактурата“, вели Андриќ и додава дека сега самите бизниси ќе имаат ажурна евиденција на ресурсите. 

Таа смета дека ова требаше да се случи многу порано „ама некако потешко оди кога не е задолжително“. Сепак, Андриќ вели дека има многу исклучоци, односно многу компании што користат електронски фактури и комуницираат само по електронски пат. „Меѓутоа, бидејќи нашата законска обврска е хартија и толку, во одреден период сето тоа мора да се печати за целите на локалната законска регулатива. На компаниите не им требаат фактурите во хартиена форма бидејќи сѐ имаат во нивните системи, но тоа е неопходно за локални услови, особено ако дојде даночен инспектор – тој инсистира сето тоа да биде испечатено“.

Андриќ вели дека со озаконувањето на електронската фактура не само што стопанствениците ќе бидат постимулирани туку тие што веќе отидоа чекор напред нема да бидат казнети за тоа со дополнително печатење. Таа смета дека има многу стопанственици што ќе ја прифатат е-фактурата, а особено очекува помладите претприемачи да ја предводат оваа дигитална трансформација.     

Кои се придобивките за компаниите? Елиминирање на хартиените документи и рачното книжење Намалени трошоци за логистика, архивирање и ресурси Автоматизирано книжење преку QR-код, интеграција со сопствени системи Поголема контрола и сигурност во деловниот промет

 

Кои компании кај нас имаат досега интегрирано софтвер за е-фактури?

„Во моментов пред сѐ тоа се интернационалните компании, кои носат ноу-хау независно од големината. Уште кога ќе отворат фирма, прво почнуваат со тоа, имплементираат деловен софтвер со кој понатаму следат сė. Вторите се добро информирани за постоењето на дигиталните алатки и независно дали е нешто неопходно или не, едноставно си го примениле затоа што се свесни што значи софтверот. И на тие компании дури е проблем да им докажеме дека не може само така, дека мора хартија“, вели Маријана Андриќ од „Маранд консултанти“.

Depositphotos

 

Допрва ќе се дефинира која ќе биде фокус-групата што ќе биде дел од пилот-проектот за е-фактура, кој ќе стартува на почетокот на идната година, пред конечно да стане обврска од 1.10.2026 година за сите субјекти.

Се разгледуваат неколку идеи, на пример тоа да бидат поголемите даночни обврзници што веќе имаат имплементирани софистицирани деловни системи, па лесно ќе можат да се приспособат на системот за е-фактура. Друга опција се компаниите што работат со државните институции и јавните претпријатија, поради практиката со тендерите, и кај нив е многу полесно, бидејќи не станува збор за илјадници фактури на ден, па е многу полесно клиентите да се приспособат. Третата опција што се предлага, според искуството од другите земји, е системот да се пушти доброволно и пробно за сите што ќе сакаат да почнат да го користат.    

Електронска фактура подразбира да биде искреирана и потпишана со дигитален сертификат во системот, верификувана од страна на УЈП со повратна информација назад и автоматски доставена до примачот, а таа повратна информација ќе биде преку креирање уникатно код/бројче.

  

Има ли институционален капацитет за имплементирање систем за е-фактура?

Според УЈП, клучните фази на дигиталната фискализација се дефинирање на стандардот за е-фактура и објавување на техничките спецификации (нешто на што интензивно се работи во моментов), потоа развивање ИТ-систем во УЈП што ќе овозможи прием, валидација и дистрибуција на фактурите, адаптација на ЕРП-системите кај компаниите, како и креирање на законската и подзаконската рамка.

Консултантката Андриќ вели дека тие веќе посочиле во УЈП дека имплементацијата на системот ќе бара голема респонзивност, но повратната информација од даночната управа е дека тие се свесни и дека се направени сите пресметки, па ќе има инфраструктура што ќе го поддржи тоа.

„Знаејќи од претходното искуство, малку бевме скептици, меѓутоа од УЈП велат дека се многу свесни што ќе значи ова од аспект на инфраструктурата и бидејќи постојат економии што го искористиле овој модел, сакаме да веруваме и веруваме дека ќе успеат“, вели Маријана Андриќ.

Македонија со години заостанува зад регионот

Компанијата на Маријана Андриќ работела на интеграцијата на ваков софтвер за Хрватска и за Словенија, а ќе работи и на приспособување на македонскиот. Регионот одамна воведе употреба на електронска фактура како дел од процесот на фискализација со која се опфаќа следење и на безготовинскиот промет, вели Андриќ.

„Фискализација од овој тип односно регистрирање на безготовинските фактури веќе воведоа Србија и Албанија преку овој начин на е-фактура, а фискализација од типот на регистрирање на сите фактури сега воведува и Хрватска, бидејќи претходно и кај нив беше делумно, меѓутоа таму е-фактура се употребуваше многу порано на доброволна база“, вели Андриќ.

Depositphotos

 

Искуството од Хрватска е дека земјата прво тргнала со доброволна употреба на е-фактура (во 2019 година), па задолжителна за комуникацијата со владините институции, па понатаму задолжителна за ДДВ-обврзниците и на крајот да се опфатат и сите други. „Значи, пред воведувањето на комплексната фискализација, што ќе почне од 1.1.2026 (а од 1.10.2025 ќе биде овозможено доброволно), веќе ги научија бизнисите полека да се приспособуваат на електронската фактура и на таков начин на работење. Кај нас, за жал, и тие што сакаа да го пробаат тоа не смееја затоа што не беше дозволено и мораше сепак на крајот да се печати хартија“, вели Андриќ.

Србија на доброволна база воведе е-фактура од 2017 година, а со нејзино задолжително користење почна од 1 мај 2022 година за јавните претпријатија и државните институции, а два месеца потоа односно од 1 јули 2022 година стана обврска и за приватниот сектор.

И во Албанија процесот се одвиваше во етапи. На почетокот на 2021 година е-фактурата стана задолжителна на бизнис-релацијата меѓу компаниите и државните институции, на 1 јули истата година стана обврска и во соработката меѓу бизнисите, а од 1 септември 2021 се применува комплетно и кога станува збор за крајните корисници.